Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przedsiębiorcy w całej Polsce muszą przygotować się na nową rzeczywistość w wystawianiu faktur. Ministerstwo Finansów, chcąc ułatwić wdrożenie tego obowiązku, udostępni Aplikację Podatnika – bezpłatny program do wystawiania faktur zgodnie z wymogami KSeF.
Ale czy to rozwiązanie wystarczy w codziennej pracy firmy? Czym różni się rządowa aplikacja od systemu do fakturowania w pełni zintegrowanego z KSeF, takiego jak Fakturownia.

Czym jest KSeF i jak zmieni sposób wystawiania faktur w 2026 roku?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralny system Ministerstwa Finansów, który od 2026 roku obejmie większość faktur wystawianych w Polsce. W praktyce oznacza to, że każda faktura będzie musiała przejść przez KSeF, zanim trafi do odbiorcy.
Taki model ma wiele zalet – faktury są bezpieczne, trudniejsze do zgubienia, a administracja podatkowa ma natychmiastowy dostęp do danych. Dla przedsiębiorców oznacza to jednak konieczność korzystania z oprogramowania zgodnego z KSeF – ręczne wystawianie faktur w PDF-ach nie będzie już możliwe.

Czym jest Aplikacja Podatnika?

Aplikacja Podatnika to darmowe narzędzie Ministerstwa Finansów, które umożliwia wystawianie faktur w strukturze wymaganej przez KSeF. Działa w przeglądarce lub jako aplikacja mobilna i pozwala:

  • wystawić fakturę zgodną z wymogami KSeF,
  • odebrać faktury zakupowe wystawione przez innych użytkowników KSeF,
  • zweryfikować poprawność danych przed wysyłką,
  • zobaczyć lub pobrać wizualizację faktury (PDF).

To podstawowy zestaw funkcji, który wystarczy, by faktura trafiła do KSeF. Jednak w praktyce szybko można zauważyć, że aplikacja ministerialna nie wspiera procesów, które na co dzień ułatwiają prowadzenie firmy — szczególnie, gdy wystawionych w miesiącu faktur jest więcej niż kilka.

Główne ograniczenia Aplikacji Podatnika

Z perspektywy mikrofirmy lub osoby, która wystawia sporadyczne faktury, Aplikacja Podatnika może być wystarczająca. Ale już przy nieco większej skali działalności zaczynają być widoczne ograniczenia:

  • brak automatyzacji – każdą fakturę trzeba wypełniać od zera,
  • brak bazy kontrahentów i produktów – wszystkie dane trzeba wprowadzać ręcznie,
  • brak raportów, statystyk i historii sprzedaży,
  • brak integracji z bankiem, sklepem internetowym czy programem księgowym,
  • brak powiadomień o płatnościach.

To oznacza, że przedsiębiorca musi wykonywać wiele czynności ręcznie – a to z kolei zwiększa ryzyko błędów lub opóźnień w rozliczeniach.

Fakturownia i KSeF – więcej niż wystawianie faktur

Dla porównania, Fakturownia to intuicyjny program do wystawiania faktur, który będzie w pełni zintegrowany z KSeF (cały czas intensywnie pracujemy nad integracją). Co ważne – korzystanie z KSeF w Fakturowni będzie całkowicie bezpłatne, niezależnie od wybranego planu abonamentowego. Oznacza to, że przedsiębiorcy nie poniosą dodatkowych kosztów związanych z obsługą faktur w systemie KSeF. 

W Fakturowni system będzie automatycznie wysyłał i pobierał faktury z KSeF – użytkownik nie musi logować się do dodatkowej aplikacji ani wykonywać czynności ręcznie. Wystawienie faktury wygląda dokładnie tak jak dotychczas, a proces wysyłki do KSeF odbywa się w tle.

Dzięki temu użytkownicy Fakturowni nie tylko spełnią wymogi KSeF, ale też zyskają dostęp do szeregu narzędzi, które realnie usprawniają codzienną pracę:

  • automatyczne uzupełnianie danych kontrahenta (na podstawie NIP),
  • automatyczne podpowiadanie treści dokumentów np. podobnych faktur i korekt
  • integracje z bankami i automatyczne dopasowywanie płatności,
  • szybkie płatności online (BLIK, PayU, Przelewy24, Tpay),
  • powiadomienia o opóźnieniach w płatnościach wysyłane do klientów,
  • integracje z e-commerce – np. WooCommerce, Shoper, Baselinker, PrestaShop,
  • moduł magazynowy i obsługa stanów towarów,
  • API i dodatki integracyjne, które pozwalają połączyć system z dowolnym narzędziem biznesowym,
  • wystawianie paragonów i e-paragonów,
  • archiwum dokumentów w chmurze, dzięki czemu wszystkie faktury są bezpieczne i zawsze dostępne.

Dla wielu firm to codzienne oszczędności czasu – wystawienie faktury trwa kilkanaście sekund, a dane w KSeF aktualizują się automatycznie.

Dla kogo?

  • Aplikacja Podatnika – może być wystarczająca dla mikroprzedsiębiorców lub osób, które wystawiają kilka faktur miesięcznie, mogą robić to ręcznie i potrzebują jedynie podstawowego narzędzia do komunikacji z KSeF.
  • Fakturownia – dla wszystkich, którzy potrzebują wystawić fakturę zgodnie z KSeF, bez dodatkowych kosztów, a także dla tych, którzy chcą czegoś więcej: automatyzacji, integracji z bankiem, sprzedaży online, a także wygodnego raportowania i archiwizacji.

Dodatkowo Fakturownia oferuje bezpłatny plan Micro – możliwość wystawienia 3 faktur miesięcznie za darmo i wiele przydatnych dodatkowych funkcji. Dlatego nawet jednoosobowa działalność może korzystać z profesjonalnego systemu, nie ponosząc kosztów na starcie.

Aplikacja Podatnika to prosty sposób, by rozpocząć przygodę z KSeF i zrozumieć jego zasady. Ale w praktyce dla większości firm będzie to tylko punkt wyjścia – przy rosnącej liczbie faktur i większych potrzebach szybko pojawia się potrzeba automatyzacji.

Dlatego warto wybrać rozwiązanie, które łączy prostotę obsługi z pełną funkcjonalnością i integracją z KSeF. Fakturownia pozwala nie tylko spełnić wymogi ustawowe, ale też zyskać realne korzyści – oszczędność czasu, mniejszą liczbę błędów i większą kontrolę nad finansami firmy.