Wejście w życie KSeF będzie miało swoje odzwierciedlenie nie tylko w kwestii technicznego wystawiania faktur, lecz również wielu innych aspektów działalności gospodarczej. Jedna ze zmian dotknie bowiem także przelewów.

Podatnicy VAT czynni, po wdrożeniu obowiązkowego KSeF, będą musieli w tytule płatności umieścić unikalny identyfikator faktury. W tym zakresie będą jednak także pewne wyłączenia.

Fakturownia podąża za zmianami prawnymi w Polsce i w Europie
Fakturownia to prosty system, do zarządzania przychodami i wydatkami, a także całymi finansami firmy.
Zarejestruj się w Fakturownia.pl

Identyfikator płatności KSeF – najważniejsze informacje

Jak będzie wyglądać używanie identyfikatorów płatności w KSeF w praktyce? W tytule przelewu, za pośrednictwem odpowiednio skonfigurowanego oprogramowania komputerowego lub ręcznie, będziemy uzupełniać numer faktury nadany przez KSeF, po wprowadzeniu jej do obiegu dokumentów, w ramach limitu 35 znaków. Gdy z kolei zdecydujemy się na paczkę przelewów (a więc zdecydujemy się na opłacenie jednocześnie co najmniej 2 faktur), konieczne będzie wskazanie zbiorczego identyfikatora takiej paczki nadanego przez KSeF. Jak to działa? Nabywca będzie mógł poprosić KSeF o zbiorczy numer dla kilku faktur, korzystając z generatora online. Jeśli chodzi natomiast o sprzedawcę, po otrzymaniu płatności, uzyska od KSeF informację, jakie numery faktur się pod nim kryją.

Obowiązek stosowania identyfikatorów płatności obejmie również podatnika innego niż nabywca towaru lub usługi, dokonującego płatności za faktury wystawione na rzecz tego nabywcy. Terminem wdrożenia płatności za pomocą identyfikatorów KSeF był pierwotnie 1 stycznia 2025 r.,  poza fakturami, których płatność regulowana jest w mechanizmie podzielonej płatności (tj. gdy kwoty VAT są wpłacane na odrębny rachunek techniczny podatnika), w przypadku których numery KSeF w przelewie miały być stosowane już od 1 lipca 2024 r. Te daty mogą jednak ulec w najbliższej przyszłości zmianie, ze względu o odroczenie KSeF o niemal dwa lata.

Sprawdź także: KSeF bez tajemnic: Co się zmienia po ogłoszeniu wyniku audytu technicznego?

Brak identyfikatora płatności przy przelewie – konsekwencje

Chociaż stosowanie przy przelewie numeru KSeF lub identyfikatora zbiorczego będzie obowiązkowe, to w ustawie o podatku VAT próżno szukać informacji o sankcjach za nieuwzględnienie takiej informacji. W przepisach obecnie nie ma mowy także o karach za pomyłki przy wpisywaniu numeru faktury. Temat KSeF jest jednak nadal w toku i wciąż czekamy na oficjalne regulacje w tym zakresie. Może się zatem okazać, że nieużycie identyfikatora płatności przy przelewie będzie podlegało w przyszłości określonym sankcjom.

Sprawdź także: Kod QR na wizualizacji e-faktury (KSeF)

Kiedy identyfikator KSeF nie będzie obowiązkowy?

Umieszczanie w tytule przelewu identyfikatora KSeF nie będzie wymogiem w kilku przypadkach. Po pierwsze, będzie to dotyczyć sytuacji, w której nabywca towaru lub usługi dokonuje płatności za faktury, które nie mogą być wprowadzone do Krajowego Systemu e-Faktur w związku z zamieszczonymi komunikatami o awarii KSeF. Mówi o tym przepis art. 106ne ust. 1 i 3 nowelizowanej ustawy o podatku VAT. Osobne wyłączenie dotyczy przypadków, gdy faktura VAT nie została jeszcze wystawiona i przesłana do KSeF, a dokonujemy przelew na podstawie zamówienia, faktury proforma lub też płacimy za produkty/usługi kartą.

Sprawdź także: Zmiany w harmonogramie! KSeF obowiązkowy od 2026 roku

Konsultacje MF – ustalenia dotyczące identyfikatorów

Na początku roku odbyły się konsultacje MF z przedsiębiorcami. W ich trakcie zostały przekazane istotne informacje dotyczące identyfikatorów, rozwiewające wątpliwości:

  • przy płatnościach częściowych będzie można używać  tego samego identyfikatora zbiorczego KSeF w każdym tytule płatności lub do każdej płatności wygenerować inny identyfikator,
  • nie będzie konieczności podawania numeru KSeF w części zakupowej JPK,
  • oznaczenia KSeF nie ingerują w termin płatności, opóźnienia w tym zakresie nie będą przedmiotem zainteresowania organów,
  • MF przygotuje wyjaśnienia w kwestii stosowania identyfikatorów KSeF przy płatnościach dla podmiotów zagranicznych.